==== Protokoll des Hochschulgruppen-RoundTable vom 02.05.2017 ====== **Ort:** House of Competence (HoC), Geb. 30.96, Raum 006 **Sitzungsleitung:** Julia Eberwein **Protokollant:** David Kuhmann ==== Begrüßung ==== * Begrüßung und Vorstellung * Vorstellung der Tagesordnung ==== Bestehende Angebote des AStA für Hochschulgruppen ==== * Verleihpool des AStA * Fahrzeugverleih und Stadtmobil (CarSharing) * Per Antrag Geld aus dem Haushalt der VS * allgemeiner HSG-Mailverteiler * Postfächer im AStA * Räume und Schränke im Lernzentrum * Logowand im Mensafoyer * Digitale Unterstützung/Dienstleistungen für HSGen, eigene Webseite, Mailingliste * ein Artikel über die HSG im AStA-Ventil * Eintragung von Veranstaltungen im AStA-Kalender -> dazu an termine@asta-kit.de mit Daten der Versicherung schreiben ==== Neuerungen beim AStA ==== * Betriebshaftpflichtversicherung * alle Veranstaltungen am KIT brauchen eine Versicherung * der AStA veruscht eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen * damit sollen möglichst viele Veranstaltungen abgedeckt werden * momentan ist die VS Selbstversicherer, das bedeutet, dass alle Veranstaltungen der VS versichert sind * die Selbstversicherung zählt nur bei Veranstaltungen bei denen die Kosten größtenteils über die VS abgerechnet werden * Feste und Partys sind nicht durch die Selbstversicherung versichert * In jedem Ventil soll eine HSG vorgestellt werden, dazu wird eine HSG gelost und dann benachrichtigt * Der AStA zieht bald um * wenn der AStA umzieht bleiben die Postfächer in kleinerer Form bestehen und die Sprechzeiten werden wahrscheinlich verkürzt ==== Neuerungen am KIT - Veranstaltungsorganisation ==== * Veranstaltungen werden nun von der KIT Einrichtung Veranstaltungsmanagement (VAM) verwaltet und müssen dort beantragt werden * dazu muss jeder! einen Antrag stellend * als HSG wird nicht alles ausgefüllt werden können, Hilfe gibts beim Innenreferat * die Person, die den Antrag unterschreibt, ist für die gesamte Veranstaltung verantwortlich * auch Veranstaltungen im Freien müssen beim VAM beantragt werden * Anträge müssen anscheinend 3 Wochen vor der Veranstaltung gestellt werden, momentan ist es besser den Antrag früher zu stellen * jede Veranstaltung bekommt nach Antragstellung einen Fragenkatalog, der ausgefüllt werden muss und es muss eine Versicherung nachgewiesen werden * Veranstaltungen der VS sind selbstversichert bzw wenn es die Betriebshaftpflichtversicherung gibt über diese versichert * Je nach Typ der Veranstaltung werden Raumkosten verlangt, gerade wenn die Veranstaltung Sponsoren hat * Raumkosten können per Antrag beim Innenreferat erlassen werden * das Innenreferat hat 40 Raumslots, die an HSGen vergeben werden können ==== Werbung auf dem Campus ==== * oft wird sich nicht an die Plakatierordnung gehalten * als HSG könnt ihr an den AStA-Flyerständer Flyer auslegen und Plakate aushängen * für die Litfasssäulen gilt die Plakatierordnung (zu finden auf der AStA-Webseite) * darin steht zum Beispiel, dass an jede Säule nur 1 Plakat geklebt werden darf * es gibt eine alte Absprache, wonach auf Werbung in der ersten VL-Woche verzichtet wird, damit die Erstis nicht mit Werbung zugeschüttet werden Feedback von den HSGen: * im Sommersemester gibt es keine Erstis -> Regelung macht daher keinen/wenig Sinn * unterscheiden zwischen Flyern und Hörsaalwerbung, gerade im Bezug auf Infoabende * es gibt/gab das "Engagier Dich!"- Heft, in welchem jede HSG eine Seite haben kann und somit unproblematische Werbung ist und auf Infoabende gezielt hinweisen kann * wie oft erscheint das Heft? So oft wie das Innenreferat kann * in der 1. VL-Woche sind alle Studis auf dem Campus und ist eher geladen mit 1. Vorlesungen * dabei sollten nicht alle HSGen in der 2. VL-Woche Werbung machen * anscheinend achten Dozenten auch darauf, dass nicht zuviel Werbung vor der Vorlesung gemacht wird * Werbung in höheren Semestern sollte auch eher unproblematisch sein ==== Fortbildungen für Ehrenamliche ==== * auch die Stadt Karlsruhe bietet mitlerweile Forbildungen, Seminare etc für ehrenamtliches Engagement an * kann für einzelne Personen über die AStA-Sitzung beantragt werden * HoC, ZAK Kurse können/sollen genutzt werden, sollten auch über den HSG-Verteiler gekommen sein * wenn ein spezieller Kurs oder ein spezielles Thema gewünscht wird, dann einfach HoC und ZAK anfragen ==== Preis für herausragendes studentisches Engagement ==== * Anforderungen vom KIT werden vorgestellt * Person muss mindestens 1 Jahr engagiert sein * TODO Anforderungen vervollständigen * Bewerbung bis zum 02.06.2017 ==== Engagier Dich! - Kampange/Tag des studentischen Engagements ==== * es gibt die "Engagier Dich!"-Kampange vom AStA, dazu zählt das Heft, die HSG-Logowand und die "Engagier Dich!"-Webseite * ist momentan aber eher eingeschlafen * das KIT möchte das Engagement unterstützen und bei Nachfrage von HSGen kann sich da etwas entwickeln Feedback der HSGen: * gute Idee, ist erwünscht * andere FSen, außer WiWis (HSG-Börse letztes mal im Tulla), machen keinen/wenig Werbung für HSGen, ist somit auch nötig * wenn alle Erstis an einem Tag da sind, dann sind die HSGen an den Ständen auch überfordert * in der O-Phase schlecht, da dort die Erstis schon mit dem Studium generell überfordert sind * auch interessant für höhere Semester * O-Phase ist im Winter, daher einfach im Sommer machen * in Verbindung mit Karrieremesse? Der nötige Aufbau ist ja schon vorhanden * das "Engagier Dich!"-Heft gibt es wahrscheinlich demnächst wieder ==== Unifest ==== * HSGen dürfen gerne beim Tagesprogramm mitmachen oder/und einen Stand auf einem Floor * nächstes Treffen am 09.05.2017 ==== Sonstiges ==== * regelmäßige Räume * enactus möchte gerne einen Raum für regelmäßgie Treffen, aber ein Seminarraum reicht nicht aus * Räume für die Musikkapelle zum Proben * eventuell der Festsaal, wird nochmal nachgefragt * generell Räume werden benötigt