Ort: House of Competence (HoC), Geb. 30.96, Raum 006

Sitzungsleitung: Julia Eberwein Protokollant: David Kuhmann

• Begrüßung und Vorstellung
• Vorstellung der Tagesordnung

• Verleihpool des AStA
• Fahrzeugverleih und Stadtmobil (CarSharing)
• Per Antrag Geld aus dem Haushalt der VS
• allgemeiner HSG-Mailverteiler
• Postfächer im AStA
• Räume und Schränke im Lernzentrum
• Logowand im Mensafoyer
• Digitale Unterstützung/Dienstleistungen für HSGen, eigene Webseite, Mailingliste
• ein Artikel über die HSG im AStA-Ventil
• Eintragung von Veranstaltungen im AStA-Kalender → dazu an termine@asta-kit.de mit Daten der Versicherung schreiben

• Betriebshaftpflichtversicherung
  • alle Veranstaltungen am KIT brauchen eine Versicherung
  • der AStA veruscht eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen
    • damit sollen möglichst viele Veranstaltungen abgedeckt werden
• momentan ist die VS Selbstversicherer, das bedeutet, dass alle Veranstaltungen der VS versichert sind
  • die Selbstversicherung zählt nur bei Veranstaltungen bei denen die Kosten größtenteils über die VS abgerechnet werden
  • Feste und Partys sind nicht durch die Selbstversicherung versichert
• In jedem Ventil soll eine HSG vorgestellt werden, dazu wird eine HSG gelost und dann benachrichtigt
• Der AStA zieht bald um
  • wenn der AStA umzieht bleiben die Postfächer in kleinerer Form bestehen und die Sprechzeiten werden wahrscheinlich verkürzt

• Veranstaltungen werden nun von der KIT Einrichtung Veranstaltungsmanagement (VAM) verwaltet und müssen dort beantragt werden
  • dazu muss jeder! einen Antrag stellend
    • als HSG wird nicht alles ausgefüllt werden können, Hilfe gibts beim Innenreferat
  • die Person, die den Antrag unterschreibt, ist für die gesamte Veranstaltung verantwortlich
  • auch Veranstaltungen im Freien müssen beim VAM beantragt werden
  • Anträge müssen anscheinend 3 Wochen vor der Veranstaltung gestellt werden, momentan ist es besser den Antrag früher zu stellen
  • jede Veranstaltung bekommt nach Antragstellung einen Fragenkatalog, der ausgefüllt werden muss und es muss eine Versicherung nachgewiesen werden
    • Veranstaltungen der VS sind selbstversichert bzw wenn es die Betriebshaftpflichtversicherung gibt über diese versichert
  • Je nach Typ der Veranstaltung werden Raumkosten verlangt, gerade wenn die Veranstaltung Sponsoren hat
    • Raumkosten können per Antrag beim Innenreferat erlassen werden
    • das Innenreferat hat 40 Raumslots, die an HSGen vergeben werden können

• oft wird sich nicht an die Plakatierordnung gehalten
• als HSG könnt ihr an den AStA-Flyerständer Flyer auslegen und Plakate aushängen
• für die Litfasssäulen gilt die Plakatierordnung (zu finden auf der AStA-Webseite)
  • darin steht zum Beispiel, dass an jede Säule nur 1 Plakat geklebt werden darf

• es gibt eine alte Absprache, wonach auf Werbung in der ersten VL-Woche verzichtet wird, damit die Erstis nicht mit Werbung zugeschüttet werden

Feedback von den HSGen:

• im Sommersemester gibt es keine Erstis → Regelung macht daher keinen/wenig Sinn
• unterscheiden zwischen Flyern und Hörsaalwerbung, gerade im Bezug auf Infoabende
  • es gibt/gab das „Engagier Dich!“- Heft, in welchem jede HSG eine Seite haben kann und somit unproblematische Werbung ist und auf Infoabende gezielt hinweisen kann
    • wie oft erscheint das Heft? So oft wie das Innenreferat kann
• in der 1. VL-Woche sind alle Studis auf dem Campus und ist eher geladen mit 1. Vorlesungen
  • dabei sollten nicht alle HSGen in der 2. VL-Woche Werbung machen
• anscheinend achten Dozenten auch darauf, dass nicht zuviel Werbung vor der Vorlesung gemacht wird
• Werbung in höheren Semestern sollte auch eher unproblematisch sein

• auch die Stadt Karlsruhe bietet mitlerweile Forbildungen, Seminare etc für ehrenamtliches Engagement an
  • kann für einzelne Personen über die AStA-Sitzung beantragt werden
• HoC, ZAK Kurse können/sollen genutzt werden, sollten auch über den HSG-Verteiler gekommen sein
  • wenn ein spezieller Kurs oder ein spezielles Thema gewünscht wird, dann einfach HoC und ZAK anfragen

• Anforderungen vom KIT werden vorgestellt
  • Person muss mindestens 1 Jahr engagiert sein
  • TODO Anforderungen vervollständigen
• Bewerbung bis zum 02.06.2017

• es gibt die „Engagier Dich!“-Kampange vom AStA, dazu zählt das Heft, die HSG-Logowand und die „Engagier Dich!“-Webseite
  • ist momentan aber eher eingeschlafen
• das KIT möchte das Engagement unterstützen und bei Nachfrage von HSGen kann sich da etwas entwickeln

Feedback der HSGen:

• gute Idee, ist erwünscht
• andere FSen, außer WiWis (HSG-Börse letztes mal im Tulla), machen keinen/wenig Werbung für HSGen, ist somit auch nötig
• wenn alle Erstis an einem Tag da sind, dann sind die HSGen an den Ständen auch überfordert
• in der O-Phase schlecht, da dort die Erstis schon mit dem Studium generell überfordert sind
• auch interessant für höhere Semester
• O-Phase ist im Winter, daher einfach im Sommer machen
• in Verbindung mit Karrieremesse? Der nötige Aufbau ist ja schon vorhanden

• das „Engagier Dich!“-Heft gibt es wahrscheinlich demnächst wieder

• HSGen dürfen gerne beim Tagesprogramm mitmachen oder/und einen Stand auf einem Floor
• nächstes Treffen am 09.05.2017

• regelmäßige Räume
  • enactus möchte gerne einen Raum für regelmäßgie Treffen, aber ein Seminarraum reicht nicht aus
  • Räume für die Musikkapelle zum Proben
    • eventuell der Festsaal, wird nochmal nachgefragt
  • generell Räume werden benötigt